Organização de Processos no SEI

Uma tarefa de grande importância que o(a) coordenador(a) de curso deve realizar regularmente é a organização dos processos SEI. Para isso, foi proposta a seguinte estrutura para organizar as atividades burocráticas:

Utilização de três processos padrão (todos com relacionamento via SEI) para cada ano letivo em vigor:

1. Processo exclusivo para emissão de portarias:

   • Despacho de Abertura de Processo (exemplo: SEI 3269300): Este despacho tem como finalidade registrar o objetivo do processo, listar os processos do ano letivo anterior relacionados a ele e especificar as atividades que serão desenvolvidas.
   • Portaria de coordenador:
     • A portaria referente ao coordenador é normalmente gerada em um processo administrado pela Chefia de Gestão de Pessoas (SEGEPE). Nesse caso, no despacho de abertura de processo deve-se indicar o número do processo e o documento SEI com a portaria em vigor.
   • Portarias relacionas ao curso:
     • Portaria de Colegiado;
     • Portaria do NDE;
     • Grupos de Trabalho;
     • Comissões;
     • Demais portarias que envolvam exclusivamente as atividades do curso em questão.
     • A minuta de portaria e portaria serão gerenciadas no presente processo, logo DIEPEX e DG trabalharão junto as coordenações no trâmite de publicação.

   

   • Despacho de arquivamento, exemplo: (SEI 3269682): O despacho de arquivamento serve para encerrar o ano letivo, informando quais três novos processos serão utilizados para o período letivo seguinte. Nesse momento é importante atualizar a planilha centralizada de controles de processo pela DIEPEX e COENS no Link.

2. Processo exclusivo para atividades do colegiado do curso:

   • Despacho de abertura de processo exemplo: (SEI 3269291).
   • Atas de reunião do colegiado:
     • Se a ata tiver anexos, como a aprovação do calendário de reuniões ordinárias ou um e-mail externo de solicitação, esses documentos podem ser incluídos no mesmo processo e referenciados na ata de reunião.
   • Despacho de arquivamento exemplo: (SEI 3269682). Nesse momento é importante atualizar a planilha centralizada de controles de processo pela DIEPEX e COENS no Link.

3. Processo exclusivo para documentos do Núcleo Docente Estruturante (NDE):

   • Despacho de abertura de processo, exemplo: (SEI 3269670).
   • Atas de reunião do colegiado:
     • Se a ata tiver anexos, como a aprovação do calendário de reuniões ordinárias ou um e-mail externo de solicitação, esses documentos podem ser incluídos no mesmo processo e referenciados na ata de reunião.
   • Despacho de arquivamento, exemplo: (SEI 3269682). Nesse momento é importante atualizar a planilha centralizada de controles de processo pela DIEPEX e COENS no Link.

4. Demais processos relacionados

Pode haver a necessidade de abrir um processo específico para responder a uma demanda externa feita por uma comissão que não se enquadra no colegiado nem no NDE. Nesses casos, o novo processo deve ser criado e vinculado a um dos processos listados acima do ano letivo em vigor.

Proposto e aprovado em 16/12/2014 na reunião CODIC. A ata de Reunião pode ser consultada através do documento SEI: 3347077

Portaria que regulamenta o fluxo: Portaria 321 (SEI n.3381552).